Achter de schermen deel 1: Hoe start een nieuw software project? Getting ready.

Beseffen dat software op maat je organisatie tijd en geld kan besparen is de eerste stap. Daarna begint de zoektocht naar de juiste ontwikkelpartner. Het is van groot belang dat je partner jouw wensen naadloos kan integreren in een webapplicatie. Maar net zo belangrijk is dat je partner kritisch is over je wensen. Klopt het wel dat je idee de bron van je probleem wegneemt? Hier kom je alleen achter door duidelijke communicatie en het grondig doorlichten van je organisatieprocessen en hulpvraag.

In deze blogreeks nemen we je mee achter de schermen. Zodat je kunt zien hoe we bij Four Digits een software ontwikkeltraject van eerste idee tot oplevering en evaluatie doorlopen. Laten we beginnen bij het begin: De start van een nieuw softwareproject.

Hoe wij onze klanten begeleiden in het oriëntatieproces

Het oriëntatieproces is wat ons betreft het belangrijkste onderdeel van het complete traject. Dit is de fase waar we voor zowel ons als de klant duidelijk proberen te krijgen wat we precies gaan ontwikkelen. Vaak komen klanten al met een specifieke wens, maar wij willen altijd weten welke concrete hulpvragen daar achter zitten. Want uiteindelijk willen we zorgen dat de software die we ontwikkelen naadloos aansluit op de organisatieprocessen van de klant.

Onze stappen in het oriëntatieproces zijn al volgt:

1. Vrijblijvend adviesgesprek

Na het ontvangen van een aanvraag gaan we altijd in gesprek met de klant om te analyseren wat nu precies de hulpvraag is. Hier is zowel iemand uit het managementteam als iemand uit het development team aanwezig. Zo zijn we er zeker van dat we binnen de lijntjes van technische mogelijkheden blijven kleuren en kunnen we vanaf het begin al anticiperen welke techniek het beste aansluit.

2. Offerte uitgave

Als het adviesgesprek positief is en er een wederzijdse klik is tussen Four Digits en jou als klant gaan we door met het helder krijgen van de hulpvraag. Soms is er meer tijd nodig om jouw beste oplossing helder te krijgen. Dan starten we een discovery traject om op zoek te gaan naar de ideale oplossing voor jouw organisatie. Als de hulpvraag duidelijk is, stellen we de project requirements op. Op basis hiervan maken we een inschatting van de werkzaamheden die nodig zijn. Wij werken altijd met schattingen, zo kunnen we altijd een passende offerte uitbrengen. 

3. Uitschrijven van de project scope

Bij goedkeuring van de offerte gaan we verder met het uitschrijven van de project scope. Tot in detail schrijven we stap voor stap uit wat de werkzaamheden zijn en wat ervoor benodigd is om ze te kunnen uitvoeren. Het proces voor het definiëren van de project scope kan op de volgende manier ingestoken worden. 

Het begint met een design opzet, gevolgd door de implementatiefase waarin de website wordt gebouwd. 

• De eerste stap, in de design fase is 'Discover & Define', omvat het onderzoeken van de projectdoelen en visie voor de website, gebruikmakend van design thinking om de behoeften van verschillende doelgroepen vast te stellen.
• De tweede stap, de 'Wireframes' fase, worden schematische weergaven van de website gemaakt, met de homepage als belangrijkste onderdeel.
• Stap drie, 'Content analyse en start contentcreatie,' houdt in dat samen met de klant de oude website wordt doorgenomen om te bepalen welke elementen naar het nieuwe concept worden overgebracht.
• In de 'Design & Proof of concept' fase worden op basis van de wireframes design concepten ontwikkeld, waarbij de input van het projectteam essentieel is. 

Hierna begint de implementatiefase. We werken vooral in sprints, met na elke sprint een oplevering, waarbij de inzet per sprint varieert afhankelijk van de fase van het project.

4. Samenstelling van het projectteam en opstellen planning

Op basis van de project scope gaan we intern kijken wie van onze collega’s de beste match is. We bekijken welke specifieke talenten er nodig zijn en wie deze tot zijn beschikking heeft. Ook stellen we een planning samen, zodat zowel voor ons als voor de klant duidelijk is wanneer we wat opleveren.

5. Kick-off met projectteam en klant

We starten altijd een ontwikkeltraject met een kick-off. Het doel van deze kick-off is om het complete plan helder over te brengen op onze klant. In het gesprek komen alle requirements, de planning en doelstellingen aan bod. Maar we nemen ook de tijd om in detail uit te leggen hoe we werken, hoe de meeting structuur eruit ziet en wat we verwachten van de samenwerking.

Meebewegen met onze klanten

Hoewel we het bovenstaande stappenplan proberen aan te houden is ieder plan afhankelijk van de opdracht. En iedere opdracht is uniek. Zo worden we bij klanten die zelf ontwikkelaars een verlengstuk van het team van de klant. Of we werken met front-end designers samen, waarbij wij de back-end ontwikkeling op ons nemen. Bevat onze opdracht ook het compleet ontwerpen van een nieuwe webapplicatie of website? Dan werken we nauw samen met onze design partners.

Bij sommige projecten starten we de ontwikkeling vanaf 0, bij andere projecten wordt ons gevraagd om opnieuw te ontwikkelen wat er al is. Soms gaat het zelfs om een ontwikkelproject dat we compleet overnemen. In dit geval doen we altijd een intake, om de kwaliteit te bepalen en de mogelijke verbeteringen in kaart te brengen. 

Wat de hulpvraag ook is, we bewegen altijd met jou als klant mee. Maar we zijn ook kritisch. We vragen ons altijd af welke oplossing het beste bij je hulpvraag past. Voor nu, maar ook voor de toekomst.

Het bepalen van de project scope en requirements

In de oriëntatiefase is het van belang om de project scope helder te krijgen. Deze omvat de specifieke taken, doelen, functionaliteiten en mijlpalen van een project. Siemen (Projectleider) vertelt:

“We proberen de wens van de klant heel goed in kaart te brengen en deze op te splitsen in kleine projectbrokjes. Als er bijvoorbeeld een vraag vanuit de klant komt om een website te bouwen, dan is het van groot belang om samen te gaan specificeren wat de klant nu precies verstaat onder een website. Welke functies moet de website hebben? Wat is het doel van de website? De antwoorden op deze vragen hebben invloed op de project scope.”

Vaak komt de hulpvraag van de klant niet overeen met de beste oplossing voor hun probleem. Als doel is dan ook altijd om de project scope op basis van de beste oplossing te bepalen. Coen (Lead Developer) vertelt:

“Één van de eerste vragen die ik stel bij een kick-off voor applicaties is: Wat gaan we voor jullie maken? De klant vindt dit soms een rare vraag, omdat het suggereert dat ik de opdracht niet heb gelezen. Maar die heb ik wel gelezen. Ik wil simpelweg weten wat we aan het einde moeten opleveren, zodat het echt de problemen van onze klant oplost. Wat er in de opdracht staat is vaak niet de beste oplossing.”

De project scope wordt mede bepaald door de vorm van de opdracht. Bij een zogenaamde watervalmethode ligt van tevoren al exact vast wat de klant opgeleverd wil hebben. Maar we werken ook op basis van agile, wat wil zeggen dat we aan het einde van een sprint van 2 à 3 weken evalueren waar we staan binnen de complete scope van de opdracht. Bij opdrachten op basis van de agile methode kunnen er bij iedere sprint nieuwe requirements ontstaan, omdat we continu met de klant evalueren wat we hebben opgeleverd.

Het belang van de juiste partner

Keer op keer maken we mee dat de uiteindelijk opgeleverde software totaal anders is dan het oorspronkelijke idee van de klant. Beter. Daarom hechten we bij Four Digits zoveel waarde aan de oriëntatiefase. Het is deze eerste stap in het ontwikkeltraject die het verdere verloop van het proces bepaalt.

Tijdens het eerste gesprek met de klant proberen we er gelijk achter te komen waar de pijnpunten liggen. Neemt het antwoord op de hulpvraag wel de onderliggende pijn weg? Pas als we dat duidelijk hebben, kunnen we verder met het bepalen van de scope.

Toch zien we vaak dat deze cruciale stap over het hoofd wordt gezien. En dat de uiteindelijk opgeleverde software voldoet aan je hulpvraag, maar niet de echte problemen oplost. Daarom is de juiste ontwikkelpartner zo belangrijk. Een partner die niet alleen de expertise in huis heeft, maar ook kritisch meedenkt over de beste oplossing voor jouw organisatie.