Off the shelf vs maatwerk software: Wanneer ga je voor welke optie?

De nadelen van off the shelf software

Het implementeren van off the shelf software brengt de voordelen van snelle implementatie en lage initiële kosten met zich mee. Maar in vergelijking met maatwerk software zijn er ook een aantal nadelen.

Minder flexibel en lastiger te koppelen

Off the shelf software is minder flexibel, moeilijker schaalbaar en minder makkelijk te koppelen met andere software. Onze High Tech Hero Siemen vertelt: “Grote SaaS aanbieders leggen de focus vaak op hun eigen software. Innovaties op het gebied van integratiemogelijkheden met andere software is niet hun core focus. Dat zien we terug in de beperkte koppelingsmogelijkheden met maatwerk software.”

Onze samenwerking met Aquon is daar een mooi voorbeeld van. Het door ons ontwikkelde order management systeem bespaart ze enorm veel tijd. Maar dit systeem koppelen aan Aquon’s andere softwaretools is uitdagend, omdat deze tools hier niet standaard voor gemaakt zijn. Als deze software tools wel de mogelijkheid voor maatwerk implementatie bieden vragen ze hier vaak enorme bedragen voor.

Op de lange termijn duurder

We zien regelmatig dat organisaties vanwege snelheid voor off the shelf software kiezen terwijl deze software qua functionaliteiten niet precies aansluit bij de wensen van de klant. De werkprocessen worden daarbij vaak aan de software aangepast in plaats van omgekeerd. Nu concessies doen pakt vaak op de lange termijn slecht uit. Ieder moment van tijdverlies en frustratie door het niet perfect aansluiten van de software op je bedrijfsprocessen kost geld en tijd. “Wij vinden dat juist op de lange termijn de maatwerk oplossing veel goedkoper kan zijn, omdat het veel meer mogelijkheden biedt en perfect aansluit op de behoeften van de klant”, vertelt Siemen.

Grote barrière om over te stappen

Als de SaaS oplossing eenmaal ingericht is, wordt de barrière om over te schakelen naar een alternatief heel groot. Toch gebeurt dit sneller dan je initieel denkt, denk hierbij aan een toename in personeel, productaanbod of bedrijfsprocessen. Op het moment dat je bedrijfsprocessen eenmaal ingeregeld zijn op de software, kost het veel tijd om over te stappen op een nieuw systeem. Het vereist veel training voor je medewerkers en ook de gegevensmigratie van het oude naar het nieuwe systeem is complex, tijdrovend en daardoor duur.

Maken wat de klant nodig heeft

Bij Four Digits kijken we altijd vanuit het perspectief van de klant. Soms komt een klant met een hulpvraag, waarvan we weten dat er een off the shelf toepassing bestaat die perfect aansluit bij de wensen van de klant. Dan verwijzen we ze simpelweg door naar die toepassing.

“Wij maken niet wat de klant wil, maar wat de klant nodig heeft” geeft Siemen dan ook aan. “Als we een hulpvraag van een klant krijgen, gaan we op de analytische stoel zitten. Maatwerk software moet precies aansluiten bij de processen van de organisatie zelf en niet omgekeerd. Soms komen we er achter dat de hulpvraag van een klant niet aansluit bij wat ze echt nodig hebben. Aan ons om hier kritisch naar te kijken en hierover open te communiceren met de klant.”

Dan begint het echte ontwikkelproces, waarin een compleet op maat gemaakte applicatie vrijwel altijd de beste oplossing is. Tenzij er al een applicatie bestaat die exact aansluit bij wat een klant echt nodig heeft, maar dit is zeldzaam.

“Een van de petten die we ook hebben is het bewaken van processen. We gaan daarbij verder dan softwareontwikkeling en vragen ons altijd af of processen efficiënter kunnen", deelt Siemen. “Hierdoor komen we er vaak achter dat organisaties tijd en geld kunnen besparen door hun processen net iets anders in te richten. Voor ons betekent dat weleens een vertraging binnen het traject, omdat de klant de processen opnieuw dient te evalueren. Maar uiteindelijk is dit het doel van onze software: de klant voor lange termijn tijd, geld en frustraties besparen, zodat ze kunnen groeien en meer waarde kunnen genereren voor hun klanten.”

Hoe complexer de vraag, hoe eerder we maatwerk software adviseren

Hoe complexer het vraagstuk van de klant, hoe kleiner de kans dat er al een applicatie bestaat die precies aansluit bij hun wensen. Siemen vertelt: “Vaak begint een proces bij één taak, maar langzaam worden het er honderd die allemaal met elkaar samenhangen. Vaak loopt dit uiteindelijk uit de klauwen. Voor ons zijn dit de leukste projecten, want dan kunnen we echt creatief zijn in de oplossing.”

Als het gaat om projectmanagement software dan is er een enorme selectie aan applicaties verkrijgbaar. Maar de exacte vorm van projectmanagement is uniek voor een organisatie. Zelfs als je 2 bedrijven die beide Agile werken naast elkaar zet, komen we er vaak achter dat hun processen toch van elkaar verschillen.

Op het moment dat een klant ons vraagt om een applicatie te ontwikkelen die extreem veel lijkt op een al bestaande SaaS applicatie, dan verwijzen we ze liever door. Software één op één namaken zullen we niet snel doen. Enerzijds omdat dat onze klant kosten bespaart, maar ook omdat we onszelf liever met complexe uitdagingen bezig houden.

In het geval van één van onze klanten was dit een ander verhaal. Ze vroegen ons om de data-analyse tool Power BI na te maken, maar dan met extra functionaliteiten. “We maken het dan net slimmer”, vertelt Siemen. “Het framework namen we over van Power BI, maar door een logboek toe te voegen kan de klant nu reageren op een taak en deze afvinken als voltooid. Hierdoor past de applicatie perfect bij hun bedrijfsprocessen, zonder dat we software helemaal van nul af aan hebben moeten uitvinden.”

Off the shelf of maatwerk: 5 vragen die je op weg helpen

Je kunt je bij het kiezen tussen maatwerk en off the shelf software een aantal vragen stellen voordat je begint met het zoeken van een ontwikkelaar:

• Welke bedrijfsprocessen zijn repetitief en tijdrovend?
• Welk probleem wil je met een applicatie oplossen?
• Hoe helpt de applicatie om je doelen te behalen?
• Hoe helpt de applicatie om je bedrijfsprocessen te stroomlijnen?
• Verwacht je dat je bedrijfsprocessen de komende 5 jaar gaan veranderen? Zo ja, voldoet de applicatie gebaseerd op je wens over 5 jaar nog?

Als je deze vragen hebt beantwoord kun je gericht zoeken naar een off the shelf applicatie die perfect aansluit op de wensen van je organisatie. Kun je er geen vinden? Of sluit de applicatie niet perfect aan op jouw specifieke wensen? Dan raden we je aan om een applicatie compleet op maat te laten ontwikkelen, want dit bespaart je veel tijd, geld en frustraties op de lange termijn.