Humanitas
De uitdaging
Humanitas heeft meer dan 20.000 vrijwilligers verspreid over 110 afdelingen in heel Nederland. Al die vrijwilligers werken met kwetsbare mensen, houden dossiers bij, plannen afspraken en leggen voortgang vast. Dat vraagt om een systeem dat veilig is, dat werkt voor een grote en diverse groep gebruikers, en dat de complexe structuur van een landelijke vereniging met districten en afdelingen ondersteunt. Het oude systeem was toe aan vervanging: de technologie was verouderd, de gebruikerservaring sloot niet meer aan op de praktijk, en de schaalbaarheid was beperkt.
De oplossing
Wij hebben het Humanitas Registratie Systeem (HRS) volledig herontwikkeld. HRS 2.0 is gebouwd op Django en biedt een moderne, mobiel-vriendelijke omgeving voor vrijwilligers, coördinatoren en beheerders. Alle gegevens van deelnemers en vrijwilligers zijn veilig opgeslagen, met een gelaagde rollen- en rechtenstructuur die privacy waarborgt en toch flexibel genoeg is voor de dagelijkse praktijk. Alle data is volledig gemigreerd. Four Digits ontwikkelt, beheert en verbetert de software samen met Humanitas, met aandacht voor kwaliteit en continuïteit.
Humanitas Registratie Systeem (HRS)
Alle gegevens veilig en gestructureerd vastgelegd, zodat de vrijwilliger zich volledig kan richten op de deelnemer.
De administratie op de achtergrond, de mens op de voorgrond
Humanitas gelooft dat mensen hun leven op eigen kracht en op hun eigen manier vorm moeten kunnen geven. Die overtuiging vraagt om vrijwilligers die volledig aanwezig kunnen zijn bij de mensen die ze begeleiden, zonder te verdwalen in administratie. HRS ondersteunt het hele verenigingsproces. Vrijwilligers houden dossiers bij, plannen afspraken, registreren trainingen en dienen kosten in. Coördinatoren bewaken de voortgang, beheerders houden de organisatiestructuur actueel. Het systeem kent een complexe maar logische structuur van rollen en rechten, zodat iedereen precies ziet wat nodig is en niet meer dan dat. Zo blijft de aandacht waar die hoort: bij de deelnemer.
Veiligheid, koppelingen en AVG-compliance
HRS is het kloppend hart van de vereniging. Meer dan 20.000 vrijwilligers loggen dagelijks in, en de dossiers van ruim 59.000 deelnemers worden er veilig in beheerd. Dat vraagt om meer dan een stabiel systeem: het vraagt om een architectuur waarin privacy geen bijzaak is, maar iets wat vanaf het begin is meeontworpen (privacy by design). Gegevens worden periodiek gecontroleerd op noodzaak en automatisch geanonimiseerd, volledig conform de AVG. Het systeem is gekoppeld aan authenticatiesystemen, CRM's, ERP-systemen en een BI-dashboard. Via Single Sign On (SSO) kunnen vrijwilligers ook inloggen op externe applicaties die Humanitas gebruikt, zonder extra drempels of losse wachtwoorden.
HRS 2.0: herontwikkeld, volledig gemigreerd
Een systeem dat 20.000 vrijwilligers dagelijks gebruiken, vervang je niet zomaar. In 2019 zijn we samen met Humanitas begonnen aan de volledige herontwikkeling van HRS. Niet als een technisch project, maar als een organisatietraject: samen epics en user stories opgesteld, stap voor stap gebouwd, en in meer dan 60 iteraties doorontwikkeld. Het resultaat is een applicatie die werkt voor een grote en diverse groep gebruikers, goed functioneert op mobiele apparaten en geborgd is met automatische tests. Alle gegevens zijn volledig gemigreerd van het oude naar het nieuwe systeem. Externe koppelingen zijn toegevoegd, wetgeving is bijgehouden, en de organisatie is meegegroeid. HRS 2.0 staat. Sneller, overzichtelijker en fijner in gebruik dan ooit.
HRS Activiteiten overzicht
20.000
Inloggende vrijwilligers die dagelijks met het systeem werken
2.776.835
Jaarlijkse pageviews in het systeem.
59.000+
Deelnemers dossiers veilig beheerd in HRS.
