Nooit meer dubbelop in Jira en Harvest

Hoewel Jira en Harvest elkaar goed aanvullen, is er ook overlap—en dat levert problemen op.

Probleem

Vanuit projectmanagementoogpunt werk je het liefst volledig in Jira, omdat het uitgebreide rapportagemogelijkheden biedt. Maar voor een correcte facturatie moet de tijd in Harvest worden geregistreerd.

Deze twee gescheiden systemen leidden tot dubbele handelingen, zoals het apart aanmaken van projecten en tijdregistraties. Hierdoor werden projecten op twee plekken beheerd:

• In Jira was de voortgang van werkzaamheden inzichtelijk (burn-down van taken).
• In Harvest was de budgettering zichtbaar (burn-down van het budget).

Daarnaast ontstonden er shortcuts: medewerkers boekten in Harvest op algemene taken zoals "development" of "projectmanagement", waardoor het inzicht in de daadwerkelijke besteding van budgetten vertroebelde.

We gebruikten ook een Jira-plugin: een Harvest-widget die in Jira zichtbaar was. Maar deze widget was traag en foutgevoelig, omdat gebruikers alsnog handmatig de juiste Harvest-taak moesten selecteren.

Wensen

De wens was om voor elk Jira-issue automatisch een bijbehorende Harvest-taak aan te maken, zodat beter inzichtelijk werd waar budgetten aan werden besteed. Ook wilden we tijdregistratie direct in Jira mogelijk maken, zodat we de rapportagefunctionaliteiten van Jira konden benutten en de gebruikerservaring voor medewerkers verbeterden.

Oplossing

TimeSync is een interne tool die we zelf hebben ontwikkeld. TimeSync luistert naar Jira-tijdregistraties en zet deze automatisch door naar Harvest. Ook bij het aanmaken van een nieuw project of issue wordt automatisch een bijbehorend Harvest-project of -taak aangemaakt.

TimeSync onderscheidt zich van de Harvest Jira-widget doordat eindgebruikers gewoon de native Jira time entry feature kunnen gebruiken. TimeSync wordt aangeroepen via een Jira-webhook en werkt volledig op de achtergrond.

Met TimeSync kunnen medewerkers hun uren rechtstreeks in Jira boeken, direct op het issue waaraan ze werken. Dit verkleint de kans op fouten en zorgt voor een betere registratie. In Jira is nu niet alleen de voortgang van taken zichtbaar, maar ook de daadwerkelijk bestede tijd. Voor elk issue wordt automatisch een boekingspost in Harvest aangemaakt, wat gedetailleerdere rapportages en inzichten mogelijk maakt. Zowel in Jira als in Harvest. 🥳

De introductie van TimeSync bracht technische en organisatorische uitdagingen met zich mee. Zo moesten we de manier waarop we Jira-events verwerken herzien om het verplaatsen van tickets mogelijk te maken. Daarnaast was het een uitdaging om alle collega's mee te krijgen. De oude werkwijze had namelijk meer ruimte voor uitzonderingen, daar moesten we passende oplossingen voor verzinnen.

Boeken in Jira is nu eenvoudig en snel. Voorheen hadden medewerkers moeite met het correct en tijdig registreren van hun uren—nu gebeurt dat als vanzelf.

De kracht van software-ontwikkeling

TimeSync toont de kracht van software-ontwikkeling. We hebben het probleem en de wensen vastgesteld en een passende oplossing ontwikkeld, die niet alleen de processen verbetert, maar ook de medewerkers plezieriger laat werken.