7 tips om je CMS migratie naadloos te laten verlopen

De belangrijkste redenen om te migreren naar een nieuw CMS

Hoewel het gebruik van Legacy software de belangrijkste reden is om te migreren naar een nieuw CMS, is het zeker niet de enige. We zetten de redenen op een rij:

1. Een groeiende organisatie of een wens naar schaalbaarheid

Een groeiende organisatie brengt nieuwe uitdagingen en eisen met zich mee. Een CMS dat oorspronkelijk ontworpen was voor kleinschalig gebruik kan moeite hebben om de groeiende hoeveelheid content en gebruikers te ondersteunen.

2. Verbeterde responsiveness en mobiele ervaring

In een wereld waarin omni-channel marketing steeds belangrijker wordt, is een responsive en mobielvriendelijke website steeds belangrijker. Een modern CMS kan geoptimaliseerde sjablonen en functionaliteiten bieden. Dit garandeert een betere gebruikerservaring op mobiele apparaten. Wel zo fijn voor je bezoekers.

3. Meer mogelijkheden voor koppelingen

Organisaties gebruiken vaak verschillende softwaretoepassingen voor uiteenlopende taken. Je bespaart tijd en geld door naar een CMS te migreren die naadloos integreert met je andere tools en systemen. Denk bijvoorbeeld aan marketing automatisering, betalingsverwerking en relatiebeheer.

4. Verbeterde gebruikservaring en verhoogde snelheid

Moderne CMS-systemen zijn geoptimaliseerd voor snelheid en bieden geavanceerde caching technieken. Een verbeterde snelheid draagt niet alleen bij aan een betere gebruikerservaring, maar heeft ook een positief effect op Google rankings.

Heb je je keuze voor een nieuw CMS al gemaakt? Dan is het tijd om over te gaan stappen!

7 tips voor een naadloze migratie

1. Neem de tijd

Het lijkt logisch, maar vaak zien we dat organisaties te snel willen migreren. Een naadloze migratie kost voorbereidingstijd en vraagt om een concrete planning. Zorg dan ook dat je pas met de overstap start als je het migratieplan tot in detail hebt uitgewerkt.

2. Stel een migratieplan op

Een migratieplan is de belangrijkste stap tot een succesvolle migratie. Hierin beschrijf je de volgende onderdelen:

• De migratie tijdslijn
• Welke content gemigreerd moet worden
• Welke features en koppelingen met externe tools er behouden moeten blijven of toegevoegd dienen te worden
• Een overzicht van de bestaande SEO-structuur, gebruikte URL structuur en redirects. Het doel is om de impact van de migratie op jouw organische positie binnen Google niet negatief te beïnvloeden
• Wie je toegang wilt geven tot het nieuwe CMS en wat deze persoon in de omgeving mag of moet kunnen

Dit plan is de leidraad voor de migratie.

3. Bekijk de exportmogelijkheden van het huidige systeem

Analyseer de exportmogelijkheden van je huidige CMS systeem om te bekijken hoe je de migratie gaat bewerkstelligen. Als het nodig is kun je een tussenformaat laten maken, die je kan helpen om gegevens over te dragen tussen het oude en nieuwe systeem. Bij Four Digits kijken we per migratie wat de mogelijkheden zijn van de huidige leverancier, het huidige pakket en bedenken daar de juiste oplossing voor. Dit komt in vele formats, waarvan enkele JSON en XML zijn. Zijn er geen goede exportmogelijkheden? Bekijk dan of het scrapen van je content een oplossing kan zijn, wat betekent dat je de informatie handmatig of semi-geautomatiseerd verzamelt.

4. Plan een tijdelijke, korte content freeze

Om de overgang naar het nieuwe systeem soepel te laten verlopen adviseren we om voor een korte periode een content freeze in te plannen. Dit betekent dat er een stop op het toevoegen of veranderen van onderdelen van de website wordt ingelast. Als er toch onderdelen zijn die gewijzigd moeten worden, hou deze dan bij in een aparte log. Deze kunnen dan na de migratie snel toegevoegd worden.

5. Denk aan de verwijzingen

Bij de migratie naar een nieuw CMS is het belangrijk om te zorgen dat de oude links nog steeds werken. Zorg er daarom voor dat mensen die oude links gebruiken, automatisch naar de juiste plek op de nieuwe website worden gestuurd.

6. Evalueer

Evaluatie is een belangrijk onderdeel van een succesvolle migratie. Neem de tijd om te evalueren met je team en je ontwikkelaar. Welke fouten zijn er opgetreden tijdens de migratie? Hoe ga je dit oplossen?

Het is belangrijk om ook de rest van je team mee te nemen in dit proces, zodat je een coherent overzicht krijgt van de situatie. De verbeterpunten uit de evaluatie kun je verwerken om de migratie verder te optimaliseren. Een opzet en migratie zijn echter nooit 100% perfect. Wij adviseren daarom regelmatige evaluatiesessies te blijven organiseren, dit doen wij ook met onze klanten. Je moet uiteindelijk met elkaar in gesprek blijven en een kosten- en batenanalyse op maken. Zo blijft de kwaliteit van je website gewaarborgd.

Four Digits’ voorbeeld voor een concreet migratieplan

Wij hebben een groot aantal migraties tot een succesvol einde gebracht. Hoewel iedere migratie uniek is, delen we dit specifieke migratieplan om je een beeld te geven van het proces. In dit geval gaat het over de migratie van het populaire CMS Drupal naar Wagtail CMS.

1. Een Drupal view maken om een idee te krijgen om hoeveel content het gaat, inclusief node types. (Iets soortgelijks hebben onder meer gedaan voor de VRU)
2. Mapping sheet maken om de verschillen in contenttype in kaart te brengen tussen Drupal en Wagtail CMS.
3. De Drupal Node data exporteren via JSON
4. Een management commando ontwikkelen die de content gaat aanmaken op basis van de JSON (Zodat je het proces kan herhalen).
5. Huidige URL’s gelijk houden en bij uitzondering een redirect (SEO) aanmaken.
6. Links, afhankelijkheden tussen content, documenten en afbeeldingen controleren en zorgen ze dat ze succesvol gemigreerd worden.
7. Originele referenties opslaan bij de content voor herleidbaarheid en controleerbaarheid.
8. Bijhouden welke items niet slagen en een sessie organiseren om deze te bespreken met elkaar.
9. Besluiten hoe de uitzonderingen opgelost worden. Automatisch of met de hand?
10. Afkaarten van het migratiemoment en bijbehorende minimale content freeze plannen en houden.

Is het tijd voor je organisatie om over te stappen op een ander CMS, maar ben je nog onzeker over het proces? Vraag een gratis adviesgesprek aan.