“Wat wij willen bestaat nog niet”

Standaard softwarepakketten vullen misschien een aantal van je unieke organisatie behoeften, maar nooit allemaal. En zeker niet op de manier die je nodig hebt om het voor je medewerkers of klanten nog efficiënter, veiliger of makkelijker te maken.

Maar dat wil niet zeggen dat er geen oplossing is. Dat jouw perfecte portaal nog niet bestaat wil alleen maar zeggen dat er de potentie ligt om deze te creëren. En dat is precies waar Four Digits in gespecialiseerd is. In deze blog gaan we in gesprek met drie van onze klanten. Ze vertellen je waar ze tegenaan liepen, hoe ze bij ons terechtkwamen en hoe ze de samenwerking ervaren.

De uitdaging: Standaard software voldoet niet

Elke organisatie is uniek. Hoewel organisaties in een specifieke sector veel gemeen hebben, zijn er altijd concrete verschillen in hun organisatieprocessen. De diensten van sommige organisaties zijn soms zelfs zo uniek dat er geen software portalen bestaan die voldoen aan hun wensen. Dit is waar Steven Sarphatie, algemeen directeur van Wijs & van Oostveen tegen aan liep:

“We waren op zoek naar een partij die een portaal kon bouwen waarop onze cliënten konden inloggen, want ons portaal was sterk verouderd. We hebben toen een wensenlijst samengesteld waaraan het moest voldoen. Maar deze wensenlijst bleek een grote opgave voor veel ontwikkelaars. Er was eigenlijk maar één partij die exact kon bouwen wat wij wilden. Die partij was Four Digits.”

Ook Humanitas, de landelijke vrijwilligersorganisatie die hulpverleners en hulpbehoevenden al decennialang met elkaar in verbinding brengt, kwam erachter dat geen enkel softwarepakket aan hun wensen kon voldoen. Hun specifieke uitdaging was om een software portaal te ontwikkelen die op een veilige manier gegevens van deelnemers kon opslaan en delen met personen die geautoriseerd waren om deze gegevens in te zien. Mark Hagen, teamleider van Humanitas’ ICT team vertelt:

“De applicatie zoals we die nu hebben bestaat op dit moment niet. We hadden voor een gestandaardiseerd pakket kunnen kiezen en genoegen nemen met minder, maar dan zouden we nog hoge licentiekosten moeten betalen ook.”

Daarnaast liep ook Industrial Auctions tegen problemen aan bij het oriënteren naar een nieuw portaal. Dit internationaal opererende veilingplatform reist heel Europa af om de machines van fabrieken en handelaren te inventariseren en te veilen aan een groot publiek. Dit vraagt om een portaal wat verkoper en bieder naadloos met elkaar verbindt. Ze wilden niet kiezen voor een pakket dat al hun gebruikers dezelfde updates geeft, maar zochten een samenwerkingspartner voor de lange termijn. John van Berlo, marketeer bij Industrial Auctions, vertelt waarom:

“Wij moeten een stabiel en betrouwbaar platform hebben. Valt ons platform weg, dan lopen we inkomsten mis. Daarom wilden we een platform wat veilig is, stabiel is en continu met onze veranderende wensen mee kan groeien.”

Hoewel deze drie organisaties ieder hun eigen redenen hadden om te kiezen voor een op maat gemaakt portaal, is de leidraad gemakkelijk te zien: Ze konden simpelweg geen standaard software pakket vinden die aan al hun wensen voldeed. Die bestond simpelweg nog niet.

De oplossing: Een op maat gemaakt software portaal

Uiteindelijk vonden deze organisaties een oplossing: Een door Four Digits ontwikkeld software portaal, specifiek afgestemd op hun unieke behoeften. Steven, algemeen directeur van Wijs & Oostveen, vertelt hoe ze bij Four Digits terecht kwamen:

“Wij wilden een hoge mate van flexibiliteit in ons portaal hebben. We hebben namelijk een toezichthouder die ieder jaar om andere gegevens vraagt. Wat ze van ons willen zien is niet in beton gegoten; dat verandert de hele tijd. Het is best een uitdaging om een portaal zo te ontwikkelen dat wij het zelf ook konden veranderen. Dit was de belangrijkste reden dat we bij Four Digits terechtkwamen.”

Ten opzichte van een standaard software pakket biedt een op maat gemaakt portaal vrijwel ongelimiteerde mogelijkheden. Door de focus direct op de pijnpunten te leggen en vanaf daar te starten met het ontwerpen van de software ben je ervan verzekerd dat jouw organisatieprocessen voortaan naadloos verlopen. Bij Four Digits begrijpen we dat jouw ideale portaal simpelweg nog niet bestaat. Daarom geven we samen langzaam vorm aan dit ideaalbeeld. Pas als de blauwdruk van de software volledig naar wens is, starten we met ontwikkelen. Laten we het resultaat van deze benadering bij de drie organisaties eens onder de loep nemen.

Wijs & van Oostveen

De uitdaging voor Wijs & Oostveen was het vinden van een oplossing die kon meegroeien met hun veranderende behoeften en makkelijk aanpasbaar is. Dankzij het op maat ontwikkelde portaal van Four Digits kunnen ze nu snel inspelen op de eisen van toezichthouders, zonder steeds terug te hoeven naar de tekentafel. Door het eenvoudig aanpasbare platform besparen ze tijd en geld, en blijven ze compliant met de huidige regelgeving. Steven reflecteert op zowel de samenwerking met Four Digits als het resultaat van die samenwerking:

“De samenwerking ging van meet af aan hartstikke goed. Tot op de dag van vandaag werkt ons portaal naadloos. Niet voor niets zitten we al zo lang bij Four Digits.”

Humanitas

Voor Humanitas was vooral veiligheid en privacy van enorm belang, want 20.000 mensen loggen jaarlijks in op het platform. En al deze mensen laten privacygevoelige gegevens achter. Four Digits ontwierp een op maat gemaakt platform wat niet alleen veilig is, maar ook de mogelijkheid biedt voor leden om gemakkelijk te communiceren en informatie te delen. Met de ontwikkeling van versie 2.0 is de communicatie door de toevoeging van meldingen nog verder verbeterd. En het platform werkt sinds versie 2.0 ook naadloos op smartphones en tablets. Martijn Marijnis, adviseur monitor & evaluatie, vertelt waar ze nu staan en hoe de samenwerking bevalt:

“We zitten in een fase van consolideren, omdat we weten: Het product doet het. De privacy zaken zijn gewaarborgd en we weten dat mensen zich in een veilige omgeving bevinden als ze inloggen. De samenwerking is goed. Ze houden ons scherp met zaken die in de buitenwereld spelen, zetten ons aan het denken en zorgen dat ons product werkt en blijft werken.”

Zijn collega Mark haakt hier op aan:

“Er werken gewoon prettige mensen. Hele vriendelijke, dienstverlenende mensen. Ze nemen de tijd om rustig naar je te luisteren. En je werkt niet alleen via een accountmanager maar direct met een deskundige!”

Industrial Auctions

Industrial Auctions heeft dankzij Four Digits niet alleen een stabiel en betrouwbaar platform, maar ook de mogelijkheid om hun activiteiten uit te breiden. Zowel de aanbieders van industriële machines als bieders zijn tevreden over het platform. En dat is essentieel voor het succes van Industrial Auctions. Maar dat is niet het enige resultaat van de samenwerking. John reflecteert:

“Ons bedrijf is beter geworden door de samenwerking met Four Digits. De betrouwbaarheid die zij ons hebben gegeven, kunnen wij één op één doorgeven aan onze klanten. Concreet laat het succes van de samenwerking zich zien door de toename in veilingen. Aan het begin van de samenwerking zaten we op 1 á 2 veilingen per week, nu zitten soms op 4 tot 6 veilingen per week!”

Dit laat zien hoe essentieel een software portaal kan zijn voor het succes van je organisatie. Het is de verbindingshub tussen medewerker en klant. In het geval van Industrial Auctions zelfs tussen medewerker, verkoper en koper. Het effect van een naadloos werkend portaal op zowel medewerker- als klanttevredenheid wordt vaak onderschat. De casus van Industrial Auctions laat zien dat een sterk software portaal zelfs kan leiden tot significante omzetgroei.

Geen leverancier maar partner

Zowel Wijs & Oostveen, Humanitas en Industrial Auctions benadrukken het belang van partnerschap. Hoewel veel organisaties er nog steeds voor kiezen om op basis van een volledig uitgedacht concept hun opdracht aan te besteden bij een selectie software ontwikkelaars, laten deze drie organisaties zien dat het ook effectiever kan. Door een partnerschap aan te gaan geef je ons als ontwikkelaar de ruimte om vanaf de oriëntatiefase mee te denken over de details van de software. Hierdoor past het uiteindelijke resultaat veel beter bij de specifieke wensen van jouw organisatie. Steven, algemeen directeur van WIJS & van Oostveen omschrijft de samenwerking met Four Digits:

“De samenwerking met Four Digits is een partnership gebaseerd op kennis en kunde, ze snappen heel goed waar we naartoe willen. We zeggen wat we nodig hebben, hoe het er ongeveer uit moet zien. Dan weten ze genoeg en gaan ze aan de gang. Dat maakt het heel prettig. Als ze tegen dingen aanlopen komen ze bij ons en vertellen ze een eerlijk verhaal. We moeten meer doen dan begroot, hoe gaan we daarmee om? Dat is een hele andere benadering dan een strikt zakelijke. We zijn er tot nu toe dan ook altijd uitgekomen!”

Het succes van de software portalen van de drie organisaties is een direct resultaat van het vertrouwen dat zij in Four Digits gesteld hebben. Niet als aannemer, maar als partner. Industrial Auctions ziet de toekomst door het partnerschap dan ook positief tegemoet, vertelt John:

“Ik zie de toekomst met Four Digits rooskleurig in, omdat het een partij is die continu mee wil gaan in het verbeteren van de dienstverlening die we hebben.”

Een software portaal specifiek ontwikkeld rondom de unieke behoeften van jouw organisatie begint bij het analyseren van deze behoeften. Waar loop je op dit moment tegen aan? Wat heb je nodig om processen effectiever te laten verlopen? Als partner denken we vanaf de oriëntatiefase mee hoe jouw ideale software portaal er uit zou moeten zijn. Zodat je software portaal de verbindingshub wordt van je organisatie. Effectief, veilig, kostenbesparend en eindeloos flexibel.

Wil je een gratis advies ontvangen rondom jouw software portaal? Vraag een gratis adviesgesprek aan.